„Und da“, sagt Annett Wohlfarth „müssen wir einfach ganz oft noch einmal manuell ran, einfach, weil nicht alle Änderungen im System hinterlegt sind. Wir rechnen bestimmte Zuschläge und geben die Daten neu ein, so dass bei der Auszahlung des Gehalts auch nichts schiefgeht.“ Ihre Kollegin Nicole Lärz ergänzt: „Bei uns passiert jeden Tag ganz viel im Hintergrund, von dem die Beschäftigten natürlich im besten Fall gar nichts merken und sich dann über die korrekte und pünktliche Auszahlung ihres Gehalts freuen. Wenn wir z. B. merken, dass ein Datensatz, den wir aus einer bestimmten Quelle beziehen, nicht stimmen kann, dann melden wir das an die entsprechende Fachstelle zurück und hoffen, dass das Problem auch dort schnell gelöst werden kann.“
Und das machen sie in insgesamt rund 950 Konten pro Person. Das heißt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus der Entgeltabrechnung betreut rund 950 Kolleginnen und Kollegen aus dem Klinikum – und deren jeweiligen Gehaltsnachweis. Die 950 Beschäftigten kommen dabei aus den unterschiedlichsten Bereichen des Klinikums. Jeder Mitarbeitende der Entgeltabrechnung betreut jede Berufsgruppe und muss so nicht nur über die unterschiedlichen Tarifverträge von TV-Ä für den Ärztlichen Dienst und TV-L für alle anderen Beschäftigten Bescheid wissen, sondern auch über die unterschiedlichen Bestimmungen zu den Arbeitszeitmodellen oder den Minijobs. „Und manchmal“, so Annett Wohlfarth „ändern sich diese Bestimmungen monatlich. Jeder Tag ist anders und vielseitig.“
Damit sie keine Änderung verpassen, bleiben die Kolleginnen und Kollegen aus der Entgeltabrechnung immer auf dem Laufenden, blättern in Gesetztestexten und lesen Newsletter, besuchen Seminare und Onlineschulungen. Auch die Träger der Betrieblichen Altersvorsorge oder der Sozialversicherung geben immer wieder Hinweise zu den Änderungen, die sich auf das Gehalt und Co. auswirken.
Einmal im Monat rund um den 20. ist es dann soweit - „der“ große Tag, den beide Sachbearbeiterinnen als Prüfungstag bezeichnen, steht an. An diesem Tag herrscht eine aufgeregte Stimmung in der Abteilung, wenn es heißt: „Stift weg, ab jetzt geht nichts mehr, Änderungen oder Korrekturen können nicht mehr in das System eingetragen werden“. Das System startet die Abrechnung und erstellt die Gehaltsnachweise. Auch wenn bis zum Ende eines Monats noch viel passieren kann, braucht es einen Stichtag, damit die Gehälter der Beschäftigten des Universitätsklinikums ausgezahlt werden können. Dabei ist der Stichtag nicht ganz willkürlich gewählt, da insbesondere für die Beitragszahlung zur Sozialversicherung, also der Arbeitslosen-, Kranken- oder Rentenversicherung, gesetzliche Fälligkeitstage geregelt sind, deren Nichteinhaltung für das Klinikum sehr teuer werden kann. Alles was in den 10 Tagen bis zum Monatsende an Änderungen anfällt, wird in die Abrechnung im kommenden Monat übertragen.
Nicole Lärz, die nach der Elternzeit erst in einem anderen Unternehmen wieder in den Berufsalltag einstieg, suchte die Abwechslung und bewarb sich durch Zufall am letzten Tag der Ausschreibung für ihre aktuelle Stelle im Universitätsklinikum Jena. „Ich habe mich natürlich sehr über die Zusage gefreut, weil ich wusste, ab jetzt wird kein Tag wie der Andere.“ Und tatsächlich, das Telefon steht nicht still. Mitarbeitende aus allen Bereichen des Klinikums rufen sie an, und stellen ihr oder den anderen Entgeltbetreuerinnen und -Betreuern im Team zu den unterschiedlichsten Themen Fragen. Aber, so die Sachbearbeiterin: „Wir verstehen uns als Dienstleisterinnen für unsere Kolleginnen und Kollegen. Beschäftigte rufen uns ja zuerst einmal an, wenn es eine Nachfrage gibt. Da sind wir doch über jeden Hinweis dankbar und können uns direkt auf die Suche nach einer Lösung begeben, damit am Ende alles stimmt und auch die Beschäftigten zufrieden sind.“
