Ohne Formalitäten geht es leider nicht

Stefanie Hirte ist Teamleiterin im Back Office des Zentralen Aufnahmemanagements

Stefanie Hirte ist Teamleiterin des Back Office im zentralen, stationären Aufnahmemanagement und schon von weitem leicht durch ihre fröhliche Art zu erkennen. Die stationäre Aufnahme, bzw. das Back Office befindet sich direkt am Haupteingang des Klinikums, neben dem Empfang. Die Abteilung, die Stefanie Hirte leitet, unterstützt die meisten der über 100 Fachbereiche des Universitätsklinikums Jena bei der administrativen Aufnahme der elektiven Patienten, sowie der Notfallpatienten im stationären und teilstationären Bereich. Und was Patienten zur stationären Aufnahme benötigen? „Den Einweisungsschein des Haus- oder Facharztes und ihre Versichertenkarte. Um fast alles andere kümmern wir uns,“ sagt die 33-Jährige aus Jena. Denn mit der stationären Aufnahme eines Patienten sind viele Formalitäten zu erledigen. Das Team des Aufnahmemanagements sorgt sozusagen für klare Verhältnisse.

Es geht den Aufnahmeantrag und die allgemeinen Vertragsbedingungen mit dem Patienten durch. Druckt die Etiketten aus, damit alle Behandlungsschritte fehlerfrei dokumentiert werden können und überreicht diese dem Patienten damit er die vollständigen Unterlagen mit auf die Station nehmen kann. Das Team kümmert sich auch um die Kostenregelung, indem viele Formulare und Informationen für die Kollegen und Kolleginnen in der Abrechnung vorbereitet werden. Zusätzlich übernimmt es z.B. bei Geburten und Sterbefällen die Kommunikation mit dem Standesamt - damit sich Angehörige in guten wie in schlechten Zeiten jeweils auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist.

Plötzlich klopft es an der Tür und eine Mitarbeitende von Stefanie Hirte braucht dringend ihre Unterstützung. Ein Patient ist Sprachbeeinträchtigt, er hat starke Schmerzen. Einfühlsam erklären Stefanie Hirte und ihre Kollegin dem Patienten, den Ablauf der Aufnahme für den anstehenden Behandlungstermin, dass es ohne die Formalitäten leider nicht geht und begleiten ihn anschließend ganz schnell auf die Station, damit sich Ärzte und Pflegende direkt um ihn kümmern können. Auch wenn das keine typische Situation im Tagesablauf von Stefanie Hirte oder ihrem Team ist, so etwas passiert immer wieder.

Stefanie Hirte:

»Diese Momente sind immer wieder herausfordernd, schließlich sind die Patienten bei der Aufnahme oft in einer Ausnahmesituation. Im Alltagsstress darf man einfach die Fähigkeit sich in einen anderen Menschen, also in unsere Patienten, einzufühlen, nicht vergessen.«

„Diese Momente sind immer wieder herausfordernd, schließlich sind die Patienten bei der Aufnahme oft in einer Ausnahmesituation. Im Alltagsstress darf man einfach die Fähigkeit sich in einen anderen Menschen, also in unsere Patienten, einzufühlen, nicht vergessen.“ Noch bevor die Patienten untersucht und behandelt werden können sind die Teammitglieder der administrativen Aufnahme oft der erste Kontakt der Patienten mit den Mitarbeitenden des Krankenhauses. Sie haben die Möglichkeit schon hier Ängste zu nehmen und beruhigend auf die Patienten einzuwirken und zumindest den bürokratischen Aufwand so angenehm wie möglich zu gestalten, so dass sich die Patienten darum keine Sorgen machen müssen. „Wenn wir direkt sehen, dass wir durch unsere Arbeit Patienten helfen und bestmöglich informieren können, ist das doch ein schönes Gefühl,“ sagt Stefanie Hirte.

Als gelernte Kauffrau im Gesundheitswesen, die vor ihrer Arbeit im Klinikum in einem Sanitätshaus und in einer Praxis gearbeitet hat, hat sich Stefanie Hirte in den vergangenen Jahren nicht nur mit dem Fachwirt im Sozial- und Gesundheitswesen auf Meisterebene beruflich weiterqualifiziert, sondern auch alles im Griff. Als Teamleiterin eines achtköpfigen Teams ist es manchmal nicht einfach den unterschiedlichen Anforderungen der jüngeren und der älteren Mitarbeitenden gerecht zu werden. „Das Schöne an unserem Beruf ist aber, dass wir genau dort arbeiten, wo Menschen einander helfen und das in einem tollen Team, denn wir unterstützen uns gegenseitig wo es geht und lernen so viel voneinander. Es ist definitiv nicht langweilig,“ ergänzt sie. Obwohl erst der Fachwirt und nun auch die Teamleitungsstelle sie zeitlich fordern, ist für Stefanie Hirte auch mit Unterstützung ihrer eigenen Chefin, die das gesamte Aufnahmemanagement, bestehend aus den ambulanten Aufnahmen in den Kliniken und der stationären Aufnahme leitet, noch nicht Schluss, wenn es um die berufliche Zusatzqualifizierung geht. Bald möchte sie den sogenannten AdA-Schein, also die Ausbildereignungsprüfung ablegen, um selbst junge Menschen zu Kaufleuten im Gesundheitswesen ausbilden zu dürfen und sie für die sinnstiftende Arbeit im Krankenhaus zu begeistern. Denn im Unterschied zu den Kaufleuten für Büromanagement, sind die kaufmännischen Experten im Gesundheitswesen bestens vorbereitet auf die besonderen Rahmenbedingungen der Gesundheitsbranche und im Umgang mit Patienten geschult - ein großes Plus bei der Arbeit im Krankenhaus.

Hinweis:

Stefanie Hirte arbeitet mittlerweile im gleichen Geschäftsbereich in einer anderen Abteilung und zwar dem stationären Abrechnungsmanagement. Das stationäre Aufnahmemanagement und das stationäre Abrechnungsmanagment arbeiten eng zusammen. Daher haben wir uns entschieden, den Text unverändert weiterhin zu veröffentlichen.

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