FAQs

A: Das Promotionskolleg befindet sich in der zweiten Förderperiode und es werden nur noch in 2023 Stipendien vergeben.

A: Auf ein JSAM-Stipendium können sich hochmotivierte Studierende

• der Human- und Zahnmedizin ab dem 5. Fachsemester
• mit großem Interesse an einer medizinischen Promotion im Bereich der Altersmedizin

bewerben.

A: Um sich für ein Stipendium der JSAM zu bewerben, müsst ihr:

• euch für zwei Semester vom Studium beurlauben lassen, um an eurem wissenschaftlichen Projekt zu arbeiten,
• euch zur regelmäßigen Teilnahme am strukturierten Ausbildungs- und Qualifizierungsprogramm der JSAM verpflichten,
• selbstständig Arbeiten können und ein hohes Maß an Eigeninitiative aufweisen.

A: Die Bewerbung und Vergabe der Stipendien erfolgte bis 2022 in 2 Auswahlrunden

1. Auswahlrunde | SCHRIFTLICHE BEWERBUNG

• Informieren über die angebotenen Promotionsprojekte aus der Projektliste
• Persönlicher Kontakt mit den Projektleitenden
• Schnuppern in die Labore ("Matching")
• Schriftliche Antragstellung
• Vorauswahl der KandidatInnen anhand deren Qualifikation
• Einladung zur mündlichen Projektvorstellung

2. Auswahlrunde | MÜNDLICHE PRÄSENTATION

• Präsentation eines öffentlichen Kurzvortrages über das geplante Promotionsprojekt vor einem Gutachtergremium sowie dem JSAM-Vorstand (und den Projektleitenden)
• Vortrag in Absprache mit den jeweiligen Projektleitenden erstellen
• Vergabe der Stipendien durch den Entscheid des JSAM-Vorstandes auf Grundlage der Empfehlungen des Gutachtergremiums
• Aufnahme in die JSAM frühestens zum folgenden Wintersemester

Die Ausschreibung zur Vergabe der Stipendien in 2023 erfolgt synchron zur IZKF-Stipendienvergabe und somit einstufig.

A: Im ersten Schritt bewerbt ihr euch schriftlich. Die Bewerbung und Projektplanung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Projektleitenden.

Für die Bewerbung benötigt werden:

• Ein Motivationsschreiben (1 A4-Seiten) inklusive:
  (i) Stellungnahme über das persönliche Interesse an der Thematik des Else Kröner-Promotionskollegs JSAM,
  (ii) Verweis auf das Wunsch-Projekt sowie Begründung zu dessen Wahl,
  (iii) Vorstellungen zum persönlichen, wissenschaftlichen Werdegang.
• Beschreibung des Promotionsprojektes inkl. Arbeits- und Zeitplan und Angaben zu genehmigungspflichtiger Untersuchungen
• Lebenslauf
• Erste Forschungserfahrungen und Publikationen, sofern vorhanden
• Studienleistungen (Zeugniskopien und Leistungsnachweise)
• Annahme als Doktorand bzw. Kopie des Antrages zur Annahme als Doktorand

Eure Bewerbung muss entsprechend der JSAM-Vorlage erfolgen. Ihr sendet Eure Bewerbungsunterlagen als Einzel-PDF-Dokument an . Bewerbungsdeadline bitte beachten!

A: Ja, du kannst im Antrag „unter Vorbehalt einer Förderzusage“ vermerken.

A: Im Falle einer Förderung durch die JSAM musst du dich für 2 Semester freistellen lassen (Beurlaubung). Der Antrag kann laut Studiendekanat jederzeit im laufenden Semester gestellt werden. Der Antrag auf Beurlaubung bedarf der Schriftform und ist über das Studiendekanat der Medizinischen Fakultät, beim Dezernat für Studentische und Akademische Angelegenheiten der FSU Jena einzureichen. Bitte informiere dich dort über die Dokumente. Dem Antrag ist die Stipendienzusage der JSAM beizufügen. Insofern kannst du dich erst nach Zusage freistellen lassen.

Vorgehen:

1. Antrag auf Beurlaubung ist über das Studierenden-Service-Zentrum der FSU Jena erhältlich: https://www.uni-jena.de/Beurlaubung (Nachweise und Unterlagen -> Antrag)
2. Antrag ausfüllen + ausdrucken + unterschreiben
3. mit der Stipendienzusage der JSAM im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät (Bachstraße 18, Alte Chirurgie, 3. Etage) einreichen

Hinweis: Begründung der Beurlaubung ist die Promotion

Q: Warum ein Stipendiumsvertrag?

A: Nach erfolgreicher Auswahl werdet ihr in die JSAM als Stipendiatin/Stipendiat aufgenommen. Während der Kernförderphase (2 Semester bzw. 12 Monate) habt ihr euch vom Studium beurlaubt, um aktiv an eurem Promotionsprojekt zu forschen. Während dieser Zeit erhaltet ihr ein monatliches Stipendium in Höhe von 1.000 €. Dafür wird ein Stipendiumsvertrag aufgesetzt. 

Q: Was wird für einen Stipendiumsvertrag benötigt?

A: Herzlichen Glückwunsch, ihr habt eine Zusage für ein JSAM-Stipendium erhalten. Nach eurer erfolgreichen Bewerbung sind nun mehrere Schritte auf dem Weg zum Stipendiumsvertrag notwendig.

Vorgehen:

1. Einen Antrag auf Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand bei der Medizinischen Fakultät über das Online-Portal doc-in solltet ihr bereits gestellt haben. Die Entscheidung über euren Antrag wird euch nach der nächsten Fakultätsratsitzung mitgeteilt.
2. Ihr müsst einen Antrag auf Beurlaubung vom Studium für zwei Semester stellen (siehe dazu Q: Was ist bei der Beantragung der Beurlaubung zu beachten?)
3. Der Abschluß eines Stipendienvertrages mit eurer Klinik erfordert folgende Schritte:
   1. Ihr setzt Euch mit dem zuständigen Personalbetreuer in Verbindung und erhaltet von Ihm nach Einreichung aller notwendigen Unterlagen einen Stipendienvertrag. Ihr und Eure Projektleitung müssen den Vertrag unterzeichnen.
   2. Sobald ihr alle Unterschriften habt, müsst Ihr den Vertrag zusammen mit einer Kopie Eures Personalausweises (Vorder- und Rückseite; oder einer Meldebescheinigung) und eurer Stipendienzusage der JSAM an das Finanzamt Jena per E-Mail senden. Den entsprechenden Text haben wir für euch vorbereitet (ihr erhaltet diesen in einem separaten Dokument). Das Finanzamt Jena prüft dann den Stipendienvertrag und stellt euch eine Bescheinigung über Steuerfreiheit aus.
   3. Wenn ihr den Bescheid über Steuerfreiheit vom Finanzamt erhalten habt, schickt Ihr diese an den zuständigen Personalverantwortlichen.

Sobald der Stipendienvertrag unterschrieben ist, gebt uns bitte kurz Bescheid (siehe Q: Wo erhalte ich weitere Infos und wer ist Ansprechpartner?). Ihr erhaltet von uns dann die JSAM-Betreuungsvereinbarung und eine Mentoring-Vereinbarung. Diese füllt ihr bitte mit euren Betreuern bzw. dem Mentor aus.

A: Die Förderung in der JSAM beinhaltet natürlich auch bestimmte Pflichten, die euch aber vor allem in eurer wissenschaflichen Karriere unterstützen und voran bringen sollen:

• Zügige Bearbeitung des Forschungsprojektes
• Aktive und regelmäßige Teilnahme am monatlichen Fortschrittsseminar (jeder 3. Mittwoch im Monat, außer Schulferien)
• Aktive Teilnahme am jährlichen Retreat (2-tägig, außerhalb Jenas)
• Regelmäßige Teilnahme an den Arbeitsgruppentreffen
• Regelmäßiger Austausch mit dem Projektbetreuer/der Projektbetreuerin und dem Promotionskomitee
• 2-3 Treffen mit dem Mentor/der Mentorin

Da wir rechenschaftspflichtig gegenüber dem Drittmittelgeber sind, erwarten wir ebenfalls:

• Dokumentation aller Veranstaltungen im Rahmen des Qualifizierungsprogramms (besuchte Kurse, Fortbildungen, Konferenzreisen, auswärtige Laborbesuche, Publikationen) und Weitergabe der Angaben an das JSAM-Büro
• Schriftlicher Zwischenbericht und Endbericht nach Vorlage

A: Anbei eine kurze Anleitung für die Einrichtung eines E-Mail Kontos am UKJ ().

Voraussetzung:
• Unterschriebener Stipendiumsvertrag bei der Personalverwaltung

Vorgehen:
• UKJ-Mitarbeiterbüro mit Personalausweis während der Öffnungszeiten (siehe unten) besuchen
• Verpflichtungserklärung der IT-Nutzungsordnung aushändigen lassen (du bist im System bereits eingetragen)
• Einrichtung eintragen: "Promotionskolleg Jena School for Ageing Medicine"
• unterschreiben
• Erklärung von uns abstempeln lassen (JSAM-Büro am Salvador-Allende-Platz 29 oder per Hauspost - siehe Q: Wo erhalte ich weitere Infos und wer ist Ansprechpartner?)
• Verpflichtungserklärung im UKJ-Mitarbeiterbüro abgeben

Öffnungszeiten des UKJ-Mitarbeiterbüros:

Büro Lobeda Magistrale: Mo 08:00 - 12:00 Uhr und 13:00 - 15:00 Uhr, Mi 08:00 - 13:00 Uhr

Büro Bachstraße 18, Haus 1, 3. OG, Raum 376: Di 09:00 - 12:00 Uhr und 13:00 - 15:00 Uhr

A: Für das Projekt stehen zur Verfügung:

• 8.000 € Verbrauchsmittel und
• 500 € Reisezuschuss für Präsentationen bei (nationalen und internationalen) Kongressen, Konferenzen oder Workshops.

Die Verbrauchsmittel, die jeder Stipendiatin/jedem Stipendiat zugeteilt sind, werden von diesem über die Kernförderzeit (d. h. Stipendienzeit) des Projektes eigenverantwortlich und in Abstimmung mit dem Projektleitenden sowie dem Koordinationsteam verausgabt. Bitte verausgabt/nutzt die euch zur Verfügung stehenden Mittel!

Ihr erhaltet zu Beginn der Förderung eine eigene Kostenstellennummer, die ihr bei Bestellungen oder Reisekostenerstattungen angebt. Eine Übersicht der verausgabten Posten erhaltet ihr und die Projektleitenden regelmäßig von den JSAM-Koordinatorinnen (siehe Q: Wo erhalte ich weitere Infos und wer ist Ansprechpartner?).

A: Die Betreuung der Promovierenden in der JSAM erfolgt jeweils durch ein Promotionskomitee, dem der hauptverantwortliche Betreuer/Projektleiter (PL), ein weiterer erfahrener, von dem PL unabhängiger Wissenschaftler und ein Mentor aus dem Postdoc-Netzwerk Altersforschung (siehe Q: Was beinhaltet das Mentoringkonzept?) angehören. Wenn ein Kollegiat des EKFK AntiAge PL ist, sollen dem Promotionskomitee zwei weitere erfahrene Wissenschaftler angehören. Das Promotionskomitee wird in der JSAM-Betreuungsvereinbarung benannt.

Die Projektleiterin/der Projektleiter (PL) ist verantwortlich für die Betreuung der Doktorandin/des Doktoranden, die Durchführung der Labor-/Doktorandenseminare in der Arbeitsgruppe, die Einarbeitung, die Organisation der gegebenenfalls zusätzlichen notwendigen Sachmittel, Labor- und andere Arbeitsmöglichkeiten, die kontinuierliche Kontrolle des Projektfortschritts, die mit der Doktorandin/dem Doktoranden abgestimmten Änderungen des Projektplanes, sowie die Unterstützung bei der Anfertigung der Dissertation und Publikation.

Ein(e) unabhängige(r), erfahrene(r) Wissenschaftler(in) soll als externe Quelle die wissenschaftliche Arbeitsweise und das Methodenspektrum erweitern, sowie die Netzwerkbildung der Stipendiatin/des Stipendiaten unterstützen. Außerdem dient er als Ansprechpartner bei Problemen mit dem PL oder Mentor.

Die Aufgabe des Mentors/der Mentorin aus dem PostDoc-Netzwerk ist, der Stipendiatin/dem Stipendiaten beim Erreichen der Karriereziele möglichst vielfältig zu unterstützen: menschlich, moralisch und methodisch (siehe Q: Was beinhaltet das Mentoringkonzept?).

Die Treffen des Promotionskomitees werden von der Doktorandin/dem Doktoranden organisiert und einberufen. Dabei sollte das erste Treffen in der (I) Vorbereitungsphase stattfinden, um den Arbeitsplan detailliert zu diskutieren und zu erreichende Ziele und evtl. ein Back-up-Projekt zu formulieren. Das zweite Treffen sollte etwa 6 Monate nach Beginn der (II) Kernförderphase und ein drittes Treffen in der (III) Nachbereitungsphase nach Abschluss der praktischen Arbeiten zur Vorbereitung der Verteidigung stattfinden. Das vierte und letzte Treffen ist der Karriereplanung gewidmet. Die Treffen werden von der Doktorandin/dem Doktoranden protokollarisch dokumentiert und von allen Beteiligten unterzeichnet. Arbeitsplan und kurze Ergebnisberichte werden den Protokollen beigefügt. Die Komitee-Treffen können auch im Rahmen des jährlichen Retreats stattfinden.

A: Die Stipendiatinnen und Stipendiaten der Jena School for Ageing Medicine (JSAM) erhalten eine grundlegende Förderung für ihre medizinische Doktorarbeit. Programmbegleitend soll deshalb jeder Stipendiatin und jedem Stipendiat ein erfahrener Clinician Scientist als Mentor zur Seite stehen. Der Mentor bzw. die Mentorin unterstützt die Stipendiatin/den Stipendiat bei der Formulierung ihrer/seiner unmittelbaren persönlichen und beruflichen Ziele und ermöglicht eine persönliche Beratung mit dem Ziel der Förderung einer wissenschaftlichen Karriere in der medizinischen Forschung. Die Stipendiatin/Der Stipendiat kann so vom vorhandenen Netzwerk und dem Erfahrungsschatz des Mentors profitieren.

Der Mentor bzw. die Mentorin soll aus dem Postdoc-Netzwerk Altersforschung gewählt werden, dazu zählen das Else Kröner-Forschungskolleg AntiAge und das FLI Postdoc-Netzwerk, sowie die Clinician Scientist-Programme OrganAge und des IZKFs. Zwischen der JSAM und dem Else Kröner-Forschungskolleg AntiAge besteht das einmalige Konzept eines Tandem-Mentorings zwischen einem Promotionskolleg und einem Clinician Scientist-Programm.

Um den Mentor/die Mentorin offiziell anerkennen zu lassen und ins Programm zu integrieren, wird zu Beginn die folgende, verbindliche Vereinbarung zwischen Mentor und Mentee (Mentoring-Vereinbarung) geschlossen. Diese Vereinbarung muss in schriftlicher Form und von Mentee und Mentor unterschrieben dem JSAM-Büro zugestellt werden. Eine Vorlage der Mentoring-Vereinbarung erhaltet ihr hier oder über das JSAM-Büro. Diese beinhaltet ebenfalls eine Vorlage für ein Gesprächsprotokoll, die als Grundlage für die Dokumentation der Treffen mit dem Mentor/der Mentorin dient.

A: Die JSAM-Förderung beinhaltet neben der finanziellen Unterstützung auch ein spezielles Qualifizierungs- und Ausbildungsprogramm, welches auf die wissenschaftliche Tätigkeit vorbereiten soll.

Das promotionsbegleitende Ausbildungsprogramm umfasst verschiedene Dimensionen der Qualifizierung:

• Schlüsselqualifikationen wie Grundsätze wissenschaftlichen Arbeitens, gute wissenschaftliche Praxis, Datenmanagement, Statistik, Bioinformatik
• Methoden der grundlagenorientierten Forschung
• Einführung zu wichtigen Problemstellungen, Ergebnissen, Theorien und Mechanismen der Altersmedizin und Altersforschung durch Fachvorträge der verschiedenen Vortragsreihen
• Kurse zu spezialisierten Techniken (Methodenkurse und Laborhospitationen)
• Literatur- und Arbeitsgruppenseminare
• Soft-Skill Kurse (z. B. Präsentationstechniken, Zeitmanagement)

Neben den Kursangeboten der JSAM, stehen allen Stipendiatinnen und Stipendiaten ergänzend die Angebote anderer Institutionen offen (u. a. das Qualifizierungsprogramm der Jena School for Molecular Medicine (JSMM) oder der Graduierten-Akademie der Friedrich-Schiller-Universität Jena). Die besuchten Kurse müssen dabei in den Rahmen des Promotionsprojektes bzw. der angestrebten wissenschaftlichen Karriere in der medizinischen Forschung eingeordnet werden können.

Eine Übersicht über das Qualifizierungsprogramm findet sich hier.

A: Durch das JSAM-Büro erhaltet ihr regelmäßig Informationen zu Kursangeboten im Qualifizierungsprogramm der JSAM und auswärtiger Anbieter (z. B. Jena School of Molecular Medicine, JSMM und Graduierten-Akademie der Friedrich-Schiller-Universität Jena), an denen ihr teilnehmen könnt. Ihr gestaltet dabei selbstständig den eigenen Qualifizierungsweg unter Berücksichtigung der individuellen Ziele und persönlichen Fähigkeiten bzw. Wünsche.

Die Anmeldung zu Qualifizierungskursen muss individuell durch euch erfolgen. Wenn ihr doch verhindert seid und nicht an einem (angemeldeten) Kurs teilnehmen könnt, wendet euch an die entsprechenden Organisatoren des Kurses und meldet euch bitte ab. Die entsprechenden Informationen zum Anbieter und wie ihr euch anmelden könnt, senden wir euch jeweils mit dem Kursangebot zu.

Eventuell anfallende Kosten für einen Qualifizierungskurs können über eure Sachmittel im JSAM-Projekt beglichen werden. Dazu müsst ihr vor Kursbeginn einen Dienstreiseantrag (siehe Q: Wie stelle ich einen Dienstreiseantrag?) und nach dem Besuch eines Kurses einen Antrag auf Reisekostenrückerstattung (siehe Q: Wie stelle ich einen Antrag auf Reisekostenrückerstattung?) stellen.

Die Dokumentation der besuchten Qualifizierungsmaßnahmen während eurer JSAM-Förderzeit erfolgt eigenständig durch euch. Dafür nutzen wir in einer ersten Testphase das Online-Registrierungssystem doc-in . Regelmäßig gleichen wir die Dokumentation mit euch ab.

A: Ein Reiseantrag für immatrikulierte Studierende ist nur notwendig, wenn eine Reisekostenrückerstattung für eine Reise aus Studiengründen notwendig wird bzw. Kosten über eure JSAM-Kostenstelle getragen werden müssen. Dies betrifft z. B. Fahr- und Übernachtungskosten beim Besuch von wissenschaftlichen Konferenzen und Kongressen, aber auch Kursgebühren im Rahmen des Qualifizierungsprogramms. Der Dienstreiseantrag gewährleistet keinen Versicherungschutz durch das UKJ!

Der Reiseantrag muss rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise gestellt werden (siehe Q: Wie stelle ich einen Dienstreiseantrag?) und der Antrag auf Reisekostenrückerstattung erfolgt nach der Dienstreise (siehe Q: Wie stelle ich einen Antrag auf Reisekostenrückerstattung?).

A: Der Dienstreiseantrag für Studierende/Promovierende läuft über das Dekanat der Medizinischen Fakultät (https://www.uniklinikum-jena.de/Dekanat-p-17012.html) und ist notwendig, wenn Reisekosten anfallen und nach der Reise erstattet werden sollen (siehe Q: Wann muss ich einen Dienstreiseantrag stellen?).

Vorgehen:

1. FormularReiseantrag für Studierende herunterladen und ausfüllen

• • Ich beantrage: "Reisekostenerstattung aus Drittmitteln" ankreuzen
  • Reisekostenerstattung "Ja" ankreuzen + eigene JSAM-Kostenstelle angeben

2. Unterschriften einholen von:

• • Antragstellenden
  • Projektleiter/Projektleiterin
  • Drittmittelverantwortlichen der JSAM (Prof. O. Witte, Klinik für Neurologie)

3. Aktuelle Studienbescheinigung beifügen

Zur Unterschrift des Dekans unbedingt vor Antritt der Reise den Antrag (+ Studienbescheinigung) zur Unterschrift an das Dekanat schicken (persönlich oder per Postfach). Der betreuende Hochschullehrer erhält das Formular dann zurück.

Hinweis: Für Graduiertenstipendiaten gelten die Reisekostenlimits des Thüringer Reisekostengesetzes (§ 4 und 7 ThürGFVO). Das heißt es werden nur Zugtickets der 2. Klasse, sowie Übernachtungskosten entsprechend des Städtekatalogs erstattet.

A: Den Antrag könnt ihr nach eurer Reise bzw. nach dem Besuch eines Qualifizierungskurses stellen. Zur Reisekostenrückerstattung muss das entsprechende Formular (Reisekostenerstattung Studierende)  ausgefüllt und vom Drittmittelkostenstellen-Verantwortlichen der JSAM (Prof. O. Witte, Klinik für Neurologie) unterschrieben werden. Der Antrag soll anschließend zusammen mit dem Reiseantrag an den Geschäftsbereich Rechnungswesen und Controlling - Service Drittmittel/wiss. Dienstleistungen (Frau Böhnisch) geschickt werden.

Wichtig! Dabei bitte unbedingt mit beifügen:

• Programmablauf der Konferenz /der Tagung / des Kongresses / der Qualifizierungsmaßnahme (Kopie)
• Dienstreiseantrag (vom Dekanat und allen unterschrieben, siehe Q: Wie stelle ich einen Dienstreiseantrag?)
• Originalbelege (Fahrscheine, Tickets etc.; bei Onlineticket: Kopie)

Hinweis: Für Graduiertenstipendiaten gelten die Reisekostenlimits des Thüringer Reisekostengesetzes (§ 4 und 7 ThürGFVO). Das heißt es werden nur Zugtickets der 2. Klasse, sowie Übernachtungskosten entsprechend des Städtekatalogs erstattet.

A: Eure Fragen könnt ihr an die Koordinatorinnen des JSAM-Büros stellen.

• Anfragen per E-Mail bitte an:
• Telefonische Anfragen: 03641-9 396 761 (Dr. Jana Schleicher)
• Postadresse: Else Kröner-Promotionskolleg Jena School for Ageing Medicine (JSAM) | Klinik für Neurologie | Universitätsklinikum Jena | Am Klinikum 1 | D-07747 Jena