Einrichten

Welche Unterlagen benötigen Sie an Ihrem ersten Arbeitstag? Das erledigen wir für Sie, damit Sie an Ihrem ersten Arbeitstag sofort durchstarten können: Wir richten für Sie die wichtigsten IT-Berechtigungen und Zugänge automatisch ein und stellen nicht nur das Namensschild, sondern auch eine multifunktionale Karte - die thoska - bereit, die als Bibliotheksausweis, elektronische Geldbörse und Türöffner agiert. Auch Ihre Führungskraft kümmert sich darum, dass weitere Berechtigungen und Zugänge für Sie zur Verfügung stehen, wenn diese von Ihnen benötigt werden. Die Informationen rund um Ihr IT-Konto, das Namensschild oder die thoska, liegen in der Regel an Ihrem neuen Arbeitsplatz für Sie bereit. Sollten Sie feststellen, dass etwas fehlt, sprechen Sie Ihre Führungskraft an. Bei Änderungen oder Rückfragen steht Ihnen der » Mitarbeiterservice zur Verfügung.

Der Mitarbeiterservice des Geschäftsbereichs Betreibung & Beschaffung steht Ihnen für alle Fragen rund um Ihre thoska und den damit verbundenen Funktionen zur Verfügung (Geldbörse-, Druck- & Kopierfunktionen, Zutritts- & Zufahrtsberechtigungen). Sie finden den Mitarbeiterservice am Standort in Lobeda in der Magistrale neben dem Personaleingang im Haus B1.

Weitere Informationen wie Kontaktdaten & Öffnungszeiten finden Sie hier: Mitarbeiterservice.

Fast jede oder jeder der Mitarbeitenden am Klinikum trägt Berufsbekleidung. Etwa 90 Prozent aller Kolleginnen und Kollegen ziehen sich zum Arbeitsbeginn erst einmal um. Über die thoska steht Ihnen der Zugang zur Berufsbekleidung an verschiedenen Wäscheausgaben, sogenannten Schrankausgabesystemen oder Speed-Dress-Rooms zur Verfügung. Ihre Ausgabestelle für die Dienstkleidung ist weiter unten nicht mitaufgeführt? Dann sprechen Sie bitte Ihre Führungskraft an und erfragen, wie die Ausgabe für Ihren Bereich geregelt ist. Sie haben Fragen zur oder ein Problem mit der Wäscheausgabe? Die Kolleginnen und Kollegen der Reinigung & Wäsche im Geschäftsbereich Betreibung & Beschaffung stehen Ihnen zur Verfügung.

In unserem Krankenhaus ist viel los. Mitarbeitende des Ärztlichen Dienstes oder des Pflege- und Funktionsdienstes und viele weitere Kolleginnen und Kollegen aus den unterschiedlichen Bereichen kümmern sich um die Versorgung unserer Patienten. Nicht immer kann man anhand der Dienstkleidung erkennen, wer sich um wen oder was genau kümmert. Denn die Mitarbeitenden tragen sehr oft einen farbigen Kasack und eine weiße Hose. Hier sehen Sie, mit welchen Berufsgruppen in welcher Dienstkleidung Sie bei Ihrer Arbeit in Kontakt kommen können:

Bitte beachten Sie: Eine Anleitung zur Bedienung der Wäscheausgaben und Hinweise zur Berufsbekleidung finden Sie in unserem Dokumentenlenkungssystem » BITqms unter dem Suchwort: Berufsbekleidung [Nummer: D11580].

Für Ihre Arbeit benötigen Sie verschiedene Berechtigungen und Zuhänge zu unseren unterschiedlichen Systemen – ganz individuell angepasst an Ihre Bedürfnisse. Neben der automatischen Einrichtung durch uns und den arbeitsplatzspezifischen Einrichtungen, die Ihre Führungskraft vor Arbeitsantritt veranlasst, kann es sein, dass Sie weitere Berechtigungen und Zugänge benötigen, oder IT-Services wie die Bereitstellung von Hard- oder Software oder den Zugang zu administrativen oder klinischen Applikationen in Anspruch nehmen wollen. Der Geschäftsbereich Informationstechnologie (IT) hat dazu eine eigene Seite, das sogenannte » Self Service Portal eingerichtet, über die Sie die diese Services aus einem Katalog auswählen und durch einen Klick in Ihren Warenkorb legen können. Bei einigen Services ist ein Freigabeverfahren hinterlegt, so dass Ihre Führungskraft informiert wird und die Bereitstellung freigeben muss. Im Übrigen können Sie über dieses Portal auch (IT-) Störungen melden. Das Portal und viele weitere Informationen finden Sie auf den Intranetseiten des » Geschäftsbereiches IT.

Die Personenkennzeichnung am Klinikum erfolgt anhand von Namensschildern. Ihr Name oder Ihre Funktionsbezeichnung ändern sich im Verlauf Ihrer Tätigkeit am Klinikum? Der Mitarbeiterservice unterstützt Sie bei der Erstellung des neuen Namensschildes.

Egal ob Teammeeting, Konferenz oder Event – Besprechungsräume können Sie über verschiedene Wege buchen. Zum einen finden Sie verschiedene Besprechungsräume über Dosis (unsere zentrale Plattform zur virtuellen Unterstützung von Bildung) und im Outlook. Darüber hinaus können Sie sich an das Klinische Medienzentrum wenden, wenn es um Seminarräume und Hörsäle geht. Innerhalb des Semesters wenden Sie sich bitte an das Studiendekanat. Zugang zu den Räumen erhalten Sie über einen Schlüssel oder die thoska. thoska steht für Thüringer Hochschul- und Studentenwerkskarte und ist Ihr Mitarbeitendenausweis. Fragen Sie hier - nach Freigabe - gerne im Mitarbeiterservice nach. Die Kolleginnen und Kollegen können Ihre thoska entsprechend freischalten. Sie treffen auf Sonderräume, die hier nicht aufgeführt sind? Fragen Sie bitte in den entsprechenden Einrichtungen nach, denen die Räume zugeordnet sind, ob eine Nutzung möglich ist. Mehr erfahren Sie in unserem Dokumentenlenkungssystem » BITqms unter den Suchworten » Schlüssel » thoska [verschiedene Nummern].

Im gesamten Klinikum gibt es zahlreiche Schließfächer oder Spinde, in die während der Arbeitszeit die private Garderobe oder Taschen verstaut werden können. In der Regel stehen diese Schließfächer und Spinde in den Umkleiden zur Verfügung. Manche sind über einen an der Tür hängenden Schlüssel oder über einen personalisierten Zugang mit Schlüssel oder thoska abschließbar. Für die Schließfächer und Spinde in den Häusern A und E in Lobeda zeichnet sich der » Mitarbeiterservice verantwortlich. Um Zugang zu einem Schließfach zu erhalten reicht eine E-Mail. In allen anderen Bereichen von der Alten Chirurgie, über die Psychiatrie, die Häuser B, C und F oder weiteren Abteilungen, Bereichen, Kliniken, Instituten und Zentren wird die Vergabe von Schließfächern vor Ort verwaltet. Sollten Sie feststellen, dass Sie keinen Zugang zu einem Schließfach haben, sprechen Sie Ihre Führungskraft an.

Viele Türen lassen sich im Klinikum mit einem Schlüssel oder der thoska öffnen. Der » Mitarbeiterservice gibt Schlüssel nach einem Antrag durch die Schlüsselverantwortlichen Personen aus den jeweiligen Einrichtungen aus oder schaltet die thoska für die entsprechenden Räume frei (siehe auch: Raumverwaltung). Den Antrag sowie weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Dokumentenmanagementsystem » BITqms unter den Suchworten » Schlüssel » thoska [verschiedene Nummern].

Die thoska – die Thüringer Hochschule und Studentenwerkskarte, die auch als Ihr Mitarbeitenenausweis fungiert, ist eine richtige multifunktionelle Karte. Mit ihr wird den nutzenden Personen ermöglicht, die mit Zutrittssystem ausgestatteten Türen zu öffnen, bargeldlos Essen und Getränke in den Cafeterien zu erhalten oder in der Bibliothek Bücher auszuleihen sowie die Ausgabe der Berufsbekleidung oder das Öffnen von Schließfächern zu steuern. Die thoska benötigt ein Update? Z. B. weil sich der Name oder die Tätigkeit geändert hat, zusätzliche Freischaltungen notwendig sind oder sie defekt oder verloren gegangen ist? In all diesen Fällen steht der » Mitarbeiterservice zur Verfügung. Die verschiedenen Anträge und Formulare sowie weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Dokumentenmanagementsystem » BITqms unter dem Suchwort: thoska [verschiedene Nummern].

Bildung ist uns wichtig, vor allem die Fort- und Weiterbildung. Unsere Mitarbeitenden wenden ihr Wissen nicht nur in der medizinischen und pflegerischen Versorgung unserer Patienten an, sondern forschen und geben ihr Wissen in der Lehre an den Nachwuchs weiter. Aus diesem Grund unterstützen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit zahlreichen Angeboten, sich fachlich, aber auch persönlich fort- und weiterbilden zu können. Auch um den stetig wachsenden Anforderungen des Berufsalltags gerecht zu werden. Mit individuell ausgerichteten Bildungswegen, die nicht nur auf die spezifischen Fachbedürfnisse in Medizin & Pflege, Handwerk & Technik oder der Verwaltung eingehen, sondern auch die persönlichen Fähigkeiten im Blick behält, machen wir uns für die Bildung stark. Lesen Sie mehr dazu auf unseren Bildungsseiten – dort können Sie auch direkt mit einem Klick auf das für Sie passende Angebot springen und sich anmelden.

Anmeldung über BITqms & DOSIS

Die meisten unserer internen Bildungsangebote sind im » DOSIS und viele der Pflichtschulungen sind im » BITqms hinterlegt, so dass Sie sich dort unkompliziert für ein Angebot anmelden können und Ihre Anmeldung durch Ihre Führungskraft freigegeben werden kann. Sie möchten ein externes Bildungsangebot in Anspruch nehmen? Bitte sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft, ob dies möglich ist und wie hier das weitere Vorgehen ist. Ggf. müssen Sie dazu einen Dienstreiseantrag stellen.

DOSIS ist die zentrale Plattform zur virtuellen Unterstützung von Bildung des Universitätsklinikums Jena. Die Plattform vernetzt Angebote und Wissen. Mitarbeitende finden hier eine Übersicht über alle Bildungsangebote, Fort- und Weiterbildungen oder Qualifizierungsmaßnahmen, sowie Gesundheits- & Fitnessangebote und können sich zu den einzelnen Angeboten unkompliziert anmelden – und das auch von zu Hause. DOSIS ist vom Sofa aus über folgenden Link erreichbar: DOSIS.

In der Regel haben Sie als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter bereits alle wichtigen Informationen rund um Ihre individuelle Arbeitszeit und die elektronische Arbeitszeitdokumentation im Rahmen Ihrer Einstellung und Einarbeitung mit Ihrer Führungskraft oder dem Team der Personalsachbetreuung geklärt oder werden an Ihrem ersten Tag informiert. Denn so vielfältig wie unsere Mitarbeitenden, sind auch unsere Arbeitszeitmodelle, sodass wir hier auf eine Aufführung dieser Modelle, aber auch der Informationen rund um die Gleitzeit und die Kernzeit, die z.B. in der Verwaltung häufig Anwendung findet oder die Schichtdienstmodelle, die in den Bereichen der Patientenversorgung zu finden sind, an dieser Stelle verzichten.

Die Arbeitszeit wird in den klinischen Bereichen durch PEP – die elektronische Personaleinsatz- und Dienstplanung dokumentiert und in den Verwaltungsbereichen durch ESS – den Employer Self Service. Die Zugangsdaten dazu erhalten Sie durch den Geschäftsbereich Informationstechnologie, wie auch notwendige Einweisungen und Schulungen. In vielen Bereichen ist eine Kollegin oder ein Kollege Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner für Fragen rund um die Arbeitszeitdokumentation. Bitte erkundigen Sie sich in Ihrem Bereich nach den dortigen Regeln und der Verfahrensweise bezüglich der Erfassung von abweichender Arbeitszeit, Bereitschafts- bzw. Rufbereitschaftsdiensten inkl. deren Aktivzeiten sowie den verschiedenen An- und Abwesenheiten und Urlaub.

Im Verlauf Ihres Arbeitslebens am Universitätsklinikum Jena kommt es zu Veränderungen, die sich ggf. auch auf Ihre Arbeitszeit auswirken? Das Team des » Arbeitszeitmanagements im Geschäftsbereich Personalmanagement informiert und berät Ihre Führungskraft und Sie gerne zu den zahlreichen Arbeitszeitmodellen, die im Klinikum zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus stehen zahlreiche Informationen von Dienstplanung, Dienstvereinbarung, ESS & PEP bis Tarifvertrag in unserem Dokumentenmanagementsystem » BITqms unter dem Suchwort » Arbeitszeit [verschiedene Nummern] zur Verfügung, sowie auf den Intranetseiten des Geschäftsbereiches Personalmanagement unter Informationen für Mitarbeitende A bis Z.

Sie wollen neben Ihrer hauptberuflichen Tätigkeit am Klinikum eine Nebentätigkeit ausüben? Dann wenden Sie sich bitte an Ihre Personalbetreuerin oder Ihren Personalbetreuer im Geschäftsbereich Personalmanagement. Bitte beachten und nutzen Sie die entsprechenden Dokumente in unserem Dokumentenlenkungssystem » BITqms unter dem Suchwort: Nebentätigkeit [Nummer: D15144].